In januari en februari piekt het aantal storingsmeldingen bij vrijwel elke verhuurder. Ketels die ermee ophouden bij de eerste echte vorst, leidingen die bevriezen, dakgoten die overlopen door bevroren bladeren, ramen waar plotseling water langs druipt. Veel van deze klachten zijn niet onvermijdelijk maar het gevolg van onderhoud dat in november of december niet werd uitgevoerd. Wie zijn panden bewust winterklaar maakt, voorkomt een groot deel van de klachtenpiek en de dure noodreparaties die daarmee gepaard gaan. Vastgoedbeheer software die winterpreventie per pand bewaakt, voorkomt dat dit onderhoud telkens vergeten wordt.
De klachtenpiek in de winter heeft een voorspelbare oorzaak: zwakke punten in een woning blijven 's zomers verborgen omdat het weer ze niet uitdaagt. Een ketel die jaar in jaar uit minder presteert, geeft pas problemen wanneer hij volle belasting moet leveren. Een dakgoot vol bladeren leidt pas tot lekkage wanneer een vorstperiode hem dichtvriest. Een tochtende kierdichting valt pas op wanneer de wind koud is en het binnen onaangenaam wordt. Voor een verhuurder betekent dit dat de winter niet zomaar pech is, maar het moment waarop achterstallig onderhoud zichzelf openbaart. Door dat in november en december voor te zijn, verlaag je niet alleen de klachtenpiek maar voorkom je ook de duurste klachten: de noodreparaties die boven het normale tarief uitstijgen omdat ze 's avonds of in het weekend moeten gebeuren.
Een goede winterpreventie bestaat uit een handvol concrete handelingen, deels door de verhuurder en deels door de huurder uitgevoerd, en per pand vastgelegd in vastgoedbeheer software.
1. Ketelonderhoud door een vakman
Een jaarlijkse beurt voor het stookseizoen begint, voorkomt de meeste uitval midden in een koude periode. Dit is werk van de verhuurder of via een onderhoudsabonnement, geen taak voor de huurder.
2. Dakgoten en afvoeren leeghalen
Bladeren en vuil verstoppen afvoeren en zorgen voor wateroverlast bij dooi of zware regen. Of dit een verhuurdertaak of huurdertaak is, hangt af van de afspraken en het type woning. Leg helder vast wat van wie wordt verwacht.
3. Buitenkranen en leidingen tegen vorst beschermen
Buitenkranen aftappen, leidingen in onverwarmde ruimtes isoleren, en in onbewoonde panden een minimumverwarming aanhouden. Een bevroren leiding kost een tienvoud van de preventie.
4. Kierdichtingen, ramen en deuren controleren
Tocht is niet alleen onaangenaam maar duwt ook de energierekening omhoog. Een snelle controle in oktober of november levert vaak goedkope verbeteringen op.
Niet alles is verhuurderswerk, en het is verstandig om huurders aan het begin van de winter aan hun aandeel te herinneren. Praktisch denken aan: regelmatig de kachel laten draaien om vocht- en bevriezingsproblemen te voorkomen, niet langdurig ramen openzetten in vorstperiodes, melding maken van afnemend warm water of een onregelmatig brandende ketel voordat hij volledig uitvalt, en het binnenklimaat in de gaten houden door te ventileren en niet alle vocht binnen op te sluiten. Een korte winterherinnering aan huurders, zoals een mail of bericht in oktober, kost niets en voorkomt klachten die anders bij jou belanden. Door deze communicatie in vastgoedbeheer software vast te leggen, kun je later aantonen dat huurders zijn geïnformeerd over hun verantwoordelijkheden, mocht een schade tot discussie leiden.
De truc met winterpreventie is dat ze elk jaar opnieuw moet gebeuren, en juist daarom makkelijk in een drukke periode tussen wal en schip valt. Een vaste routine, die in september of oktober automatisch in werking treedt, voorkomt dat. Plan ketelonderhoud in vóór de zomer al, zodat oktober vrij is voor de overige controles. Stuur huurders een vaste winterbrief in oktober. Loop in oktober of november de buitenruimtes na voor goten, kranen en kierdichtingen. En leg per pand vast wat is gedaan, zodat je over de jaren ziet welke woningen extra aandacht vragen. Vastgoedbeheer software die deze winterpreventie als terugkerende activiteit per pand inplant, verandert reactief brandblussen in geplande zorg. Het verschil tussen een verhuurder die in januari zijn telefoon vreest en een die rustig de winter doorkomt, zit in een paar uur werk in oktober.
De klachtenpiek in januari en februari is geen pech maar het gevolg van een seizoen dat zwakke punten blootlegt. Door in oktober en november bewust winterklaar te maken (ketelonderhoud, dakgoten, vorstpreventie, kierdichtingen) en huurders te wijzen op hun eigen aandeel, voorkom je een groot deel van de noodmeldingen en de dure reparaties die daarbij horen. Vastgoedbeheer software die winterpreventie per pand inplant, maakt van dit jaarlijkse moment een geplande routine in plaats van een goed voornemen. Wie zijn panden in oktober winterklaar maakt, kijkt in januari naar dezelfde sneeuw als zijn huurders, en niet naar een rinkelende telefoon.