Als woningcorporatie heb je een flinke verantwoordelijkheid: duizenden huurders tevreden houden, huurprocessen stroomlijnen, onderhoud opvolgen, administratie beheren... Het is veel. Gelukkig kan goede verhuursoftware een hoop werk uit handen nemen. Maar dan moet je wél de juiste kiezen.
De markt barst van de aanbieders. En hoewel ze allemaal ongeveer hetzelfde beloven, zit er flink wat verschil in functies, gebruiksgemak en ondersteuning. In deze blog duiken we in waar je op moet letten bij de selectie én de implementatie van verhuursoftware. Want een verkeerde keuze kost je niet alleen geld, maar ook tijd, frustratie en vertrouwen van je huurders.
Belangrijke criteria bij het kiezen van verhuursoftware
Niet elke software past bij elke organisatie. Let daarom goed op de volgende punten voordat je een handtekening zet:
- Gebruiksvriendelijkheid
Je wilt geen cursus van een week nodig hebben om één huurovereenkomst aan te maken. Test de software zelf én laat ook collega’s uit verschillende afdelingen ermee werken.
- Integraties met bestaande systemen
De software moet naadloos samenwerken met je boekhoudpakket, CRM, onderhoudsplatforms en eventueel je klantportaal.
- Automatisering van processen
Hoeveel processen kunnen geautomatiseerd worden? Denk aan huurbetalingen, herinneringen, en communicatie met huurders.
- Rapportages en dashboards
Goede inzichten helpen je beter sturen. Zijn er heldere dashboards? Kun je eenvoudig rapportages draaien?
- Flexibiliteit en schaalbaarheid
Groeit de software met je mee als je uitbreidt of reorganiseert?
- Beveiliging & privacy
Je verwerkt persoonsgegevens. Kijk dus goed naar hoe veilig en AVG-proof alles geregeld is.
Implementatie: dé valkuil van veel woningcorporaties
Heb je eindelijk een keuze gemaakt? Dan komt het volgende traject: implementatie. En dit is vaak de bottleneck. Hier kun je veel winst (of frustratie) boeken.
- Maak een projectteam
Betrek collega’s van verschillende afdelingen: technisch, juridisch, klantcontact, administratie... Zo zorg je voor draagvlak én voorkom je blinde vlekken.
- Begin met de basis
Wil je meteen álles automatiseren? Begrijpelijk, maar niet slim. Begin klein: huuradministratie, meldingen en communicatie bijvoorbeeld. Dan bouw je langzaam uit.
- Zorg voor training en begeleiding
Een goede tool is niks waard als niemand weet hoe hij werkt. Regel trainingen, maak handleidingen en kies een intern aanspreekpunt.
- Test alles goed vóór livegang
Loop processen stap voor stap door met echte cases. Laat fouten aan het licht komen voordat de software in gebruik is.
Veelvoorkomende fouten bij softwareselectie en implementatie
Deze fouten zien we vaak terug bij woningcorporaties – maar met de juiste voorbereiding zijn ze makkelijk te voorkomen:
- ❌ Alleen letten op de prijs: goedkopere tools missen vaak essentiële functies of support
- ❌ Te weinig testen: bugs en foutjes komen pas na livegang boven water
- ❌ Geen draagvlak creëren in het team: weerstand zorgt voor trage adoptie
- ❌ Onduidelijke verwachtingen richting de leverancier: dan loop je tegen verrassingen aan
Tips om de juiste keuze te maken
- ✔️ Maak een lijst met must-haves en nice-to-haves
- ✔️ Vraag meerdere demo’s aan en stel lastige vragen
- ✔️ Praat met andere woningcorporaties: wat gebruiken zij? Wat zijn hun ervaringen?
- ✔️ Check reviews of vraag referenties op bij de leverancier
- ✔️ Bepaal van tevoren wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel van de implementatie
Tot slot
Verhuursoftware is geen wondermiddel, maar wel een onmisbaar hulpmiddel. Mits je de juiste kiest én goed implementeert. Door vooraf duidelijke doelen te stellen, de juiste mensen te betrekken en stap voor stap te werken, voorkom je een hoop gedoe. Uiteindelijk levert het je tijd, overzicht en tevreden huurders op – en dat is waar het om draait.