Iedere verhuurder of vastgoedbeheerder krijgt er wel eens mee te maken: een huurder die vergeet te betalen. Eén keer is geen ramp, maar structurele betalingsachterstanden kunnen serieuze gevolgen hebben. Gelukkig kun je het herinneringsproces prima automatiseren – zolang je dat op een veilige én AVG-proof manier doet.
Niemand zit te wachten op het handmatig opstellen en versturen van herinneringen. Dat kost tijd, je loopt het risico iets te missen, en het komt vaak te laat. Met automatische herinneringen:
Voordat je automatische herinneringen instelt, moet je helder hebben wat je betaaltermijnen zijn. Wanneer vervalt de betaling precies? En hoeveel dagen daarna stuur je een eerste reminder? Leg die momenten vast in je systeem.
De meeste verhuursoftware biedt de mogelijkheid om herinneringen automatisch te verzenden, bijvoorbeeld:
Zorg dat je de toon per fase aanpast. Begin vriendelijk, en bouw pas op als er echt geen reactie komt.
Je verwerkt persoonsgegevens, dus je bent gebonden aan de AVG. Dat betekent dat je zorgvuldig moet omgaan met de informatie van je huurders. Let hierop:
Automatiseren betekent niet dat je je menselijke kant moet verliezen. Bouw altijd een moment in waarop jij of een collega persoonlijk contact kan opnemen. Soms is er gewoon iets misgegaan – en dan is een belletje of mailtje vaak genoeg.
Automatisch herinneren is handig, maar niet zonder risico. Voorkom deze fouten:
Automatische herinneringen besparen je tijd en zorgen voor meer structuur in je betalingsbeheer. Maar het moet wel op de juiste manier gebeuren. Gebruik veilige software, stel duidelijke stappen in, en houd oog voor de mens achter de betaling. Zo blijf je professioneel én persoonlijk tegelijk.